Bu yönerge, Ulusal ve Uluslararası Veteriner Anatomi Kongresinin düzenlenmesi öncesinde, sırasında ve sonrasında uyulması gereken ilkeleri belirlemek amacıyla hazırlanmıştır.

Bu yönergenin kapsamı, Ulusal ve Uluslararası Veteriner Anatomi Kongresi’ni düzenleyecek üniversite tarafından ihale edilmesi, çalışmaları yürütecek organların oluşturulması ve çalışma şekillerinin ve kongre kapsamındaki bilimsel ve sosyal etkinliklerin belirlenmesidir. Tüm düzenlemelerde Veteriner Anatomi Derneği’nin belirlemiş olduğu bilimsel ve etik kurallara uyulması esastır. Bu yönergede yer almayan konular için “Ulusal ve Uluslararası Veteriner Anatomi Kongresi Organizasyonu Sözleşmesi” dikkate alınacaktır.

Bu yönergede yer alan esaslar Veteriner Anatomi Derneği Tüzüğü’ne uygun olarak düzenlenmiştir.

Bu yönergede geçen; VAD: Veteriner Anatomi Derneği’ni, VETANATKON: Ulusal ve Uluslararası Veteriner Anatomi Kongresini, KDÜ: Kongre Düzenleyen Üniversite’yi, KDK: Kongre Düzenleme Kurulu’nu (Organizasyon Komitesi), FİRMA: Kongre düzenlemeye hak kazanan yüklenici firmayı ifade eder.

Kongre Başkanı

VAD Başkanı ve KDK’nın Başkanı, kongre başkanı olarak görev yaparlar.

Tüm faaliyetlerin usulüne uygun gerçekleşmesinden sorumludurlar.

Kongrenin tüm planlama ve hazırlık aşamalarını yönetirler.

Kongre sorumluluk alanlarına göre başkan vekilinden ve kongre sekreterinden, bilimsel program konusunda bilimsel kurul başkanından bilgi alarak kongrenin başarılı bir şekilde planlanması ve gerçekleştirilmesinden ve kongrenin düzenlenmesinin her aşamasında VAD’nin bilgilendirilmesinden sorumludur.

Poster ve sözlü bildiri ödüllendirme jürilerini belirler, ancak seçilen adayın ödüllendirmesi VAD yönetim kurulu ve kongre düzenleme kurulunun oluşturacağı ödül komisyonu tarafından belirlenir.

Kongre Sekreteri

KDK Sekreteri, kongre sekreteri olarak görev yapar.

Kongre ile ilgili tüm yazışmalar kongre sekreterinin denetiminde yürütülür. Bu koordinasyonu yapabilmek için Kongre Bilimsel Kurulu toplantılarına katılır.

İhaleden sonra kongreye kadar olan dönemde firma ile kongre öncesi hazırlıkların programını oluşturur ve kongre hazırlık aşamasında firma yükümlülüklerinin yerine getirilip getirilmediğini denetler.

Sergi alanlarının düzenlemesini denetler.

Sponsor firmalar ile ilgili faaliyetleri yönetir.

Basılı ve görsel materyal hazırlanmasını denetler.

Toplantı salonlarının düzen ve organizasyonunu denetler.

Kongre Bilimsel Kurul Başkanı’nın öngördüğü bilimsel programa uyacak şekilde bilimsel konu başlıklarına göre toplantıların salonlara dağılımını kontrol eder.

Katılımcı geri bildirim formlarının hazırlanması ve yorumlanmasından sorumludur.

Kongre yerinin seçimi:

VAD Yönetimi, her kongrenin son oturumunda bir sonraki kongrenin adaylarını sunar ve oy çokluğuyla bir sonraki kongrenin üstlenici kurumunun seçilmesini sağlar.

Kongreyi üstlenecek olan üniversite, VAD’ne danışarak kendi iktisadi işletmesini kullanabilir veya uygun bir yetkili turizm acentesi seçebilir ve bu acenteyle sözleşme yapabilir. Ancak bu durumda VAD’nin saymanıyla doğrudan iletişim içinde olmalıdır.

Kongre organizasyon firmasının seçimi:

Kongre düzenleme kurulu, kongreyi bir acenta aracılığıyla yapmaya karar verirse VAD yönetim kurulunun yazılı onayı sonrasında acente ile anlaşır ve sözleşme imzalar.

Davetli konuşmacıların seçimi:

Konuşmacılar ve konu başlıkları, Kongre Bilimsel Kurulu’nun hazırladığı taslak göz önüne alınarak KDK tarafından belirlenir. Konuşmacılar için çağrı, Kongre Başkanları tarafından yapılır.

Kongre tarihi, dili, ismi ve kredilendirmesi:

İki yıl da bir VAD ortaklığında düzenlenen kongrenin ismi ‘VETANATKON’dır.

VETANATKON, her yıl en az üç tam günü dolduracak şekilde düzenlenir. Kongre tarihinin veteriner anatomi ile ilgili uluslararası toplantı tarihleri ile çakışmamasına özen gösterilir. Kongre dili Türkçe ve/veya İngilizce’dir. Çevrimiçi sistem kullanılması halinde sistemin dili İngilizce ve Türkçe olacaktır. Bilimsel program ve sosyal program VAD’nin onayı alındıktan sonra uygulamaya girer. 

Kongre kapsamında gerçekleştirilecek aktivitelerin kredilendirilmesine ilişkin kararların verilmesi, iş ve işlemler VAD’nin belirleyeceği usul ve esaslara göre gerçekleştirilecektir.

Kongre katılım ve konaklama ücretleri:

Katılımcıların kongre kayıt ücretleri, kongrenin düzenlendiği yılın başında KDK tarafından belirlenir. Kongre tarihinde ödendiği taktir de kayıt ücreti en yüksek olacak şekilde düzenleme yapılır. VAD üyesi katılımcıların ve öğrencilerin katılım ücreti, diğer katılımcılara göre daha düşük olarak belirlenir.

Ulusal ve Uluslararası Veteriner Anatomi Kongresi Düzenleme Yönergesindeki değişiklik ve ilaveleri VAD yönetim kurulu yapar. Bu yönerge hükümleri VAD yönetim kurulu tarafından onaylanarak yürürlüğe girer.

Görev Dağılımı

Kongre Saymanı

Kongre saymanı kongre düzenleme kurulu tarafından belirlenmeli, kongre için yapılacak olan tüm harcamalarda yetki ve sorumluluk ona ait olmalıdır. Kongrenin mali portresinin tümünü yönetir.

Kongre için kullanılacak teknik şartnameleri denetler, günceller, KDK ve VAD’ye sunar.

Yüklenici firma olması halinde FİRMA’nın kongre sırasında şartname kurallarına uygun hizmet sunumunu denetler.

Harcamaların ihale şartnamesine uygunluğunu kontrol eder.

Firma ve katılımcı ödemelerinin zamanında ve uygun bir şekilde gerçekleşmesini denetler.

Kongre Bilimsel Koordinatörü

Kongre ile ilgili icraatlarında Kongre Başkanı’na ve Kongre Düzenleme Kurulu’na karşı sorumludur.

Kongre düzenleme kurulunun, bilimsel birikimini de göz önünde bulundurarak görevlendireceği kişi bilimsel kongre koordinatörü olarak görev yapar.

Kongre bilimsel programından sorumludur. Bilimsel kurul üyeleri ile birlikte bilimsel program taslağını hazırlar, kongre düzenleme kurulu ile birlikte taslağa son halini verir. KDK tarafından onaylanmış programı uygular.

Seçilmiş Bildiri Kurullarını oluşturur ve KDK ve VAD’nin onayına sunar.

Her oturum için bildiri kurullarının (Oturum Başkan ve yardımcısı) belirler ve KDK ve VAD’nin onayına sunar.

Poster ve sözlü bildiri ödüllendirme etkinliklerini düzenler.

Kongre Düzenleme Kurulu

Kongreyi düzenleyecek üniversitenin belirlenmesinin ardından ilgili Veteriner Fakültesi Anatomi Anabilim Dalı başkanı doğal olarak KDK başkanı olur.

KDK Başkanları, VAD ve KDÜ tarafından kongre tarihinden en az 11 (on bir) ay öncesinden seçilir.

Üyeleri, KDÜ Anatomi Anabilim Dalı öğretim üyeleri ve görevlileri, kongre bilimsel başkanı, VAD ile koordinasyonu sağlayan bir VAD asil/yönetim kurulu üyesi ve bilimsel kurul üyelerinden oluşur.

Bu kurul, kongrenin gerçekleşeceği yıl içinde en az üç kez toplanır. Toplantılar çevrimiçi olarak ta gerçekleştirilebilir.

İlgili başlıklarda belirlenen kurulları oluşturur.

Sosyal programdan sorumludur.

Uygun görülmesi durumunda onursal kurul eklenebilir.

KDK uygun gördüğü kişi ya da kişilerden (KDÜ Rektörü, Veteriner Fakültesi Dekanı, vesaire öğretim üyeleri) Kongre olumsal kurul oluşturma yetkisine sahiptir.

 

Kongre Bilimsel Kurulu

Bu kurul en az doktora unvanına sahip üyelerden oluşur.

Kongreye katılım durumu gözetilerek bilimsel kurul Ulusal ve Uluslararası olarak oluşturulabilir.

Kongre Bilimsel Koordinatörü, KDK tarafından en az 9 (dokuz) ay öncesinden seçilir.

Bilimsel Kurul üyelerinin seçimi bilimsel koordinatör, VAD ve KDK tarafından yapılır.

Kurul, bildirilerin bilimsel ve eğitici özellikleri olanları seçerek kongrenin yeterli bilimsel seviyede olabilmesinin sağlanması ve sözlü bildirilere ilgi ve katılımın arttırılmasından sorumludur.

Kurul, kongrede sunulacak poster ve sözlü bildirilerin kabul ve reddi hususunda yetkili ve sorumludur.

Veteriner Anatomi Derneği (VAD) ve ………………………………………Üniversitesi (Anabilim Dalı veya İktisadi İşetmesi) Tarafından ……………… yılında ortak düzenlenecek olan ……. Ulusal ve/veya …………………………. Uluslararası Veteriner Anatomi Kongresi’nin organizasyonu olup,

1.1. Kongre öncesi hazırlık,

1.2. Kongre sırasında operasyonun gerçekleştirilmesi,

1.3. Kongre sonrası hesapların kapatılmasıyla ilgili düzenlemedir.

Yukarıda adı geçen kongrenin hak sahibi VAD’dir. Söz konusu kongrenin organizasyonu ve gerçekleştirilmesi hususundaki ekonomik yükümlülükleri dernek adına …………………………………………….….. Üniversitesi (Anabilim Dalı) yürütecektir.

VAD Yönetim Kurulu Başkanının ve VAD ile koordinasyonu sağlayan bir VAD asil/yönetim kurulu üyesinin de dâhil olduğu Kongre Düzenleme Kurulu’nun adı bundan böyle KDK olarak geçecektir.

Kongreyi Düzenleyici Üniversite kısaca KDÜ olarak anılacaktır.

Yapılacak olan çalışma: …………………………….. VETANAT Kongresi’nin a) Ön hazırlık, b) Operasyon, c) Hesap Kapatma çalışmalarının tümüdür. Kısaca “organizasyon” diye anılacaktır.

KONGRE TARİHİ:

………………………………………………………………………………………….

KONGRE YERİ:

………………………………………………………………………………………….

Kongre İletişimi ve Kongre Bürosu:

Sözleşmenin imzalanıp yürürlüğe girdiği tarihten başlamak üzere;

– KDÜ’nün uygun gördüğü bir yerde kongreye hizmet vermek üzere bir adet faks, bir adet fotokopi cihazı ve 2 adet telefon numarası (Kongre sekreteri) ve sürekli hizmet verecek bir e-posta adresi belirlenecektir.

– Bilgisayar, elektronik yazıcı ve gerekli tüm kırtasiye malzemesi ile sekretarya hizmeti KDÜ tarafından sağlanacaktır. 

– KDÜ, KDK’nin belirttiği gerekli takviyeleri de ayrıca sağlayacak ve konu ile ilgili toplantı, telefon, faks ve posta taleplerini de koşulsuz karşılayacaktır.

– KDK, KDÜ ve VAD ile sürekli temasta olacak ve çalışmalar hakkında bilgi verecektir.

Kongre WEB Sayfasının Oluşturulması:

– KDÜ, kongre tarihinden en az 6 (altı) ay önce elektronik ortamdan iletişim için Kongre Web sayfasını hazırlayıp hizmete açacaktır.

– Bu web sayfası ile VAD’ye ait var olan web sayfasına bir bağlantı oluşturulacaktır.

– Kongreye ait sürekli güncellenen bilgiler ve formları içeren bu siteye VAD’nin web sayfasından da ulaşım sağlanacaktır.

– Tüm kongre kayıt, konaklama ve bildiri özet formları online olarak doldurulup anında merkezi kayıt sistemine ulaşabilecek şekilde organizasyon yapılacaktır.

– Kongre bildirileri online olarak kabul edilecek ve bildiri değerlendirmelerinin organizasyon komitesince belirlenecek hakemler tarafından online olarak yapılması sağlanacaktır.

– KDK, bu web sayfasından sorumlu bir eleman belirleyerek VAD’ye bildirecektir. KDK’nın organizasyon komitesinin web sayfaları konusunda isteklerini bu kişi karşılayacaktır.

– Kongre ile ilgili her türlü bilgi günlük olarak online yedeklenecektir.

– Kongre sonunda katılımcı sertifikaları online sistemden iletilecektir.

– Kongre web sayfasının tüm giderleri, kongre bütçesinden karşılanacaktır.

Haberleşme:

– Taraflar arasında yapılan her türlü iletişim maksimum düzeyde yazılı ortamda veya elektronik posta aracılığı ile gerçekleştirilecektir.

– Kongrenin delegeler ve diğer kurumlarla ilgili özel yazışmaları, haberleşme ve postalama işlemleri KDK tarafından yürütülecektir.

– KDK, Kongre için her bir duyuruyu yaparken, Türk Veteriner Hekimleri Merkez Birliği, Veteriner Hekimler Odaları, Veteriner Fakülteleri, Tarım ve Orman Bakanlığı ve VAD üyelerine ait e-posta listesine de hatırlatıcı bilgi gönderecektir. Liste, VAD tarafından sağlanacaktır. Ayrıca uluslararası ve/veya ulusal online platformda duyurular yapılacaktır.

-KDK, kongre süresince kendisine VAD tarafından sağlanacak bilgileri amacı dışında kullanamaz, bir başkasına aktaramaz.

Kongre Duyuruları, Basılı Materyaller:

– Kongre ile ilgili baskı işleri VAD’nin onayı alındıktan sonra içerikleri de dahil olmak üzere KDK tarafından hazırlanacaktır.

– Basılması gereken malzemeler; birinci, ikinci ve gerekirse üçüncü duyurular, kongre afiş ve posterleri, kongre katılımcıları için yaka kartı, katılım sertifikası, kongre esnasındaki aktiviteler için gerekli davetiyeler, kongrenin adının ve logosunun yer aldığı kongre bez afişleri, kongre program kitapları ve broşürleri, kongre bildirilerinin yer aldığı bildiri özet kitabı, kongre bildiri kitabı vb.’dir. Bunların sayısı KDK tarafından belirlenecek, VAD tarafından onaylanacak, her kongre ya da etkinlik için sadece gerekli görülen materyallerin basımı yapılacaktır.

– Kongre duyuruları, basılı materyaller ve tüm online materyaller üzerinde VAD ile KDÜ’nün logoları eşit boyut ve şekilde yer alacaktır.

– Bu basılı materyallerin tüm tasarımı ve basım öncesi renk ayırımı dâhil her türlü hazırlıkları KDK tarafından VAD ile eşgüdüm halinde gerçekleşecektir.

– Baskı aşamasında yapılacak harcamalar VAD ve KDK’nun onayına sunacak, fikir birliği sağlanması halinde basım işlemleri gerçekleştirilecektir. 

– Basılı materyal giderleri kongre bütçesinden karşılanacaktır ancak mümkün olması halinde KDK veya VAD bu giderler için sponsor bulacaktır.

Kongre Çantası ve Diğer Dağıtım Materyali.

– Kongre çantası ancak sponsor bulunması halinde hazırlanacaktır. Kongre bütçesi kongre çantası için kullanılamaz. (Ancak karşılıklı mutabakat sağlandığında hazırlanabilir.)

– Dağıtım materyalleri; kongre ve etkinlikleri için oluşturulacak tüm tanıtıcı materyal ile katılımcılar için hazırlanacak her türlü hediye, not defteri vb.dir. Kongre bütçesi bu giderler için kullanılamaz ve ancak sponsor bulunması halinde söz konusu malzemelerin yapımına onay verilir. (Ancak karşılıklı mutabakat sağlandığında hazırlanabilir.)

– Kongre çantası ve diğer dağıtım materyalleri üzerinde VAD ile KDÜ’nün logoları eşit boyut ve şekilde yer alacaktır.

– Materyallerin tüm tasarımı ve basım öncesi renk ayırımı dâhil her türlü hazırlıkları KDK tarafından VAD ile eşgüdüm halinde gerçekleşecektir.

Bilimsel ve Sosyal Program:

– Kongre süreci içerisindeki her türlü bilimsel ve sosyal program KDK tarafından hazırlanacak, VAD ile KDÜ tarafından onaylanacaktır.

– Bilimsel program son şeklini alıncaya kadar tüm planlama ve sorumluluk KDK ve VAD’ye aittir. Bu konudaki çalışmalar ve baskı işleri için KDK bir takvim belirleyecektir.

Resmi İzin ve Temaslar:

– Resmi kurumlardan alınacak izinler ve temaslar KDÜ ve gerektiği takdirde VAD tarafından yapılacak, KDK tarafından yürütülecektir.

Afiş ve posterlerin duyuruları:

– Kongre ile ilgili olarak katılımcılara KDK’nin vereceği karar doğrultusunda 2 veya 3 duyuru yapılacaktır. Duyuruların çevrimiçi yapılması esastır.

– KDK ve VAD’nin uygun göreceği şehir ve kurumlara kongre afiş ve posterler gönderilebilir.

Kongrenin Yurtiçi ve Yurtdışı Tanıtımı:

– KDK ve VAD’nin gerekli gördüğü basılı ve/veya online materyal yurtiçi ve yurtdışı kongrelerde dağıtılarak kongrenin tanıtımı yapılacaktır.

– Tanıtım ile ilgili yapılacak masraflar VAD onayı ile kongre bütçesinden karşılanacaktır.

Davetli Misafirler:

– KDK ve VAD tarafından yurtiçi ve yurt dışından davet edilecek misafirlerin ulaşım ve mihmandarlık organizasyonları KDK tarafından yapılacaktır.

– VAD’nin onay verdiği davetli konuşmacıların uçak bileti bedelleri kongre bütçesinden karşılanacaktır.

– Davetli konuşmacıların masraflarının karşılanmasında KDK tarafından sponsor firma bulunduğu taktirde bu kurumdan tahsilatı firma yapacak ve işlemleri KDK takip edecektir.

– Tüm davetli yabancı konukların havaalanı-otel ve otel-havaalanı transferleri KDK tarafından organize edilecektir ve kongre bütçesinden karşılanacaktır.

– Davetli misafir online olarak davet edilebilir, kongreye online katılım sağlayabilir.

Davetli Belirleme Yetkisi:

– Kongre süresince kongre bilimsel veya sosyal programına katılım için belirlenecek davetliler ve davet etme yetkisi KDK ve VAD’nin ortaklığında olacaktır.

– Yurtdışı ve yurtiçinden konuşmacı veya katılımcı olarak VAD’nin onay verdiği konukların giderleri kongre ortak bütçesinden karşılanabilecektir.

Stant ve Sponsorluklar:

– Kongre için stant ve sponsorluk fiyatları VAD ve KDK tarafından belirlenecektir.

– Gerekli satışın arttırılması için organizasyon komitesi tarafından belirlenen tarih ve yerlerde KDK ve VAD yönetim kurulu üyelerinin katılımı ile Sponsorluk Toplantıları gerçekleştirilecektir,

– Stant ve Sponsorluk ile ilgili her türlü satış KDÜ iktisadi işletmesi tarafından yapılacak, ödemeler doğrudan Kongre hesabına olacaktır.

– Kongrelerin online düzenlendiği senelerde VAD ve KDK’nun eşgüdümü ile sponsorluğun çeşidine ve nasıl gerçekleştirileceğine (oturumun isimlendirilmesi, ürün tanıtımına izin verilmesi vb.) karar verilecektir.

TÜBİTAK’a yapılacak destek başvuru ve takip işlemleri KDK’ya aittir. Elde edilecek destekler kongre hesabına yatırılacaktır.

Konaklama ve Kongre Merkezi:

– Kongre Merkezi, KDÜ, KDK ve VAD tarafından ortak karar ile seçilecektir. 

– KDK, Otel rezervasyonları ile ilgili olarak, kongre merkezine yakın değişik kategorilerde (5, 4 ve 3 yıldız) otelleri belirleyecektir.

– Otel konaklama fiyatları KDK ve VAD tarafından ortaklaşa araştırılacak ve fiyatlar TL olarak alınacaktır. Alınan bu fiyatlar baz alınarak konaklama ücretleri TL olarak ilan edilecektir.

Toplantı Yeri, Salonlar ve Teknik Donanım:

– Kongre yeri ve salon büyüklükleri göz önünde tutularak oturumların programa uygun şekilde yürütülmesine olanak sağlayacak gerekli düzenleme KDK tarafından yapılacaktır.

– Uluslararası katılımcı ve sunum sayısına göre uygun sistem belirlenerek İngilizce’den Türkçe’ye simultane tercüme yapılacak, gerekli sistem ve tercüman temin edilecektir. Tercüme giderleri kongre bütçesinden karşılanacaktır.

– Her bir toplantı salonunda KDK ve VAD’den en az bir kişi sürekli bulunacaktır.

– KDK, posterler için poster sayısına uygun olarak yeterli mekân, çevrimiçi ortam ve/veya pano hazırlanmasını sağlayacaktır.

– Toplantı yerinde KDK ve VAD’nin ofis olarak kullanabileceği büro da oluşturulacak ve odanın tüm kongre boyunca her an kullanılabilir olmasını sağlanacaktır.

– Kongre sırasında sunumların aksamadan gerçekleştirilebilmesi için  en az iki kişiden oluşan bir sunum kontrol ekibi hazır bulundurulacaktır.

Kongre Kayıt İşlemleri:

– KDK ilk duyurudan itibaren son başvuruya kadar gerçekleşecek olan tüm kayıt işlemlerini sistemli bir şekilde yürütecektir.

– Kongre kayıtları direkt olarak kongre internet sitesi üzerinden yapılacaktır.

– Kayıt ücreti TL olarak ilan edilecek ve toplanacaktır. Yapılan kayıtların günlük takibi KDK tarafından yapılacaktır. Tüm başvuruların yedekli bilgisayar kayıtları oluşturulacak ve günlük yedeklemeler yapılacaktır.

İdari ve Teknik Sorumluluklar:

– KDK, Kongre öncesinde ve sırasında bilgisayar kaydı yapılan başvurular, sunular ve diğer her türlü bilgi ve belgenin bilgisayar kaydının kaybolma, silinme tehlikesine karşı her türlü önlemi almak, yedekleme yapmak ve bu verileri VAD ile paylaşmak sorumluluğunu alır.

– KDK, Kongrenin Özet Kitapçığının hazırlanması, seri numarasının alınması, Proceeding kitabının hazırlanması ve seri numarasının alınması, kitabın PDF olarak kongre sonrasında kongre internet sayfasına yüklenmesi sorumluluğunu alır.

Sosyal Etkinlik ve Turlar:

– KDK kongre programını sosyal faaliyetleri de göz önüne alarak ve VAD’ye danışarak düzenleyecektir.

– Kongre süresince sosyal aktivitelerden gelir elde edilmesi halinde bu gelir, kongre bütçesine aittir.

Online Kongre Alternatif Maddeleri

Kongrenin Çevrimiçi Gerçekleştirilmesine İlişkin İşlemler

– KDK, VETANATKON’un güvenli bir şekilde gerçekleştirileceği bir internet platformunun seçilmesini ve oluşturulmasını VAD ile eşgüdüm halinde gerçekleştirecektir. Yüklenici firma ile yapılacak anlaşmalar ve teknik şartnameler VAD’nin onayına sunulacaktır.

– Teknik şartname aşağıdaki hususları sağlamalıdır:

(a) Katılımcıların yüklediği bilgilerin Kongre Bilimsel Kurulu denetimlerinden geçirilmesi için gerekli altyapı,

(b) Ödeme Modülü’nü kullanan katılımcılar tarafından ödenen katılım ücretlerinin tahsilatı, takibi, ödeme için gereken güvenli ödeme sayfalarının hazırlanması ve işletilmesi,

(c) Sergi Modülü’nü kullanan sponsor firmaların sergi alanlarını görebileceği, kiralama talebinden bulunabileceği, sponsorluk ödemelerinin yapılabileceği alt yapı,

(d) Kongrenin uluslararası gerçekleştirilmesi halinde sistemin İngilizce olması,

(e) Kişi sınırı olmadan katılıma izin vermesi ve kayıt imkânı,

(f) Siteye girilen bilgilerin elektronik güvenliği.

Harcamalar:

Kongre hesabında henüz gelir elde edilmemişken kongre için yapılacak olan tüm ön harcamalar kongre sonrası telafi edilmek üzere VAD tarafından karşılaşılacaktır.

–KDK tarafından yapılan tüm harcamalara ait fatura ve belgeleri olmak zorundadır ve VAD, bu belgeleri inceleme ve talep etme hakkına sahiptir.

– Kongre ile ilgili olarak KDK tarafından yapılacak tüm harcamalar; VAD Saymanı veya VAD Başkanının yetki verdiği kişinin yazılı izni alındıktan sonra geçerli olacaktır.

– Yazılı izin alınmadan yapılan ve bu anlaşma kapsamında olmayan harcamalar kesinlikle kabul edilmeyecek ve bu harcamalar hiçbir şekilde kongre giderleri arasında gösterilemeyecektir

– KDK, bu organizasyon için başka bir firmadan hizmet almak durumunda kalır ise, bu konuda en az üç firmadan teklif alacak ve bunu KDÜ ve VAD’nin onayına sunacaktır.

Kongre Gelirleri:

– Kongre gelirleri ile ilgili olarak Kongre adına bir hesap açılacaktır.

– Kongre kayıt ücretleri, konaklama, sponsorluk, stant ve sosyal turlardan elde edilecek gelirler direkt olarak kongre hesabına yatırılacaktır.

Gelir ve Giderlerin Takibi:

– Sözleşmenin taraflarca kabulünden sonra, her ay yapılacak VAD Yönetim Kurulu toplantılarından 1-2 gün önce, kongre ücretlerinin yatırılmaya başlanmasından itibaren ise iki haftada bir kongre için açılmış olan hesapların ekstreleri ile tüm gelir ve gider belgeleri KDK Başkanı, VAD Başkanı, VAD Saymanı tarafından birlikte değerlendirilecek ve onaylanan belgeler geçerli sayılacaktır.

– Firmaların sponsorluklarını yazılı olarak onaylamalarından sonra ödemelerin tamamı kongre hesabına yapılacaktır.

– Onaylanmamış ve aylık harcama raporlarında yer almayan harcamalar kongre giderleri içerisinde yer almayacaktır.

Ek Maddeler:

Kongre bitiminde geride fazla kalan çanta, kongre kitabı, broşür veya benzeri malzemeler ile belgeler VAD’ye teslim edilecektir.

KDK, Kongre bitim tarihinden sonraki bir ay içerisinde kongre kesin hesaplarını çıkararak VAD’ye sunacak, elde edilen geliri bir sonraki kongre için oluşturulacak hesaba aktaracaktır.

İş bu sözleşmede belirtilen maddeler çerçevesinde, taraflar arasında doğacak ihtilaflar halinde, taraflar Ankara Mahkemelerinin yetkili olduğunu şimdiden kabul ederler.

İş bu sözleşme yedi ana madde ve alt maddelerinden oluşmaktadır. Bu sözleşme …. Sayfa olarak …………………… tarihinde iki nüsha olarak VAD ve KDÜ adına yetkili olan kişiler tarafından imzalanmıştır.

Veteriner Anatomi Derneği Adına                                                                                        Kongreyi Düzenleyecek Üniversite Adına